仕事の効率と速度を上げる5つのポイント

皆さんは仕事がなかなか進まず苦労をされた経験はありませんか？

一生懸命に取り組んでいるのにどんどん仕事が溜まり、
時間に追われ満足のいく仕事が終えられない。

仕事が効率的に進む人はどんなことを意識しているのか知りたい。

誰でも始められる仕事が早い人が意識している５つの方法を今回お伝えしたいと思います。

優先順位を決める

まずどこから作業を行うのか明確にしましょう。

よくみる順位の決め方として

このような基準があります。

下にいくほど優先度が低くなりますが、

「手早く片付くものは優先度を上げる」というのも一つの手段です。

数が多いままメインに取り掛かるくらいなら

緊急性が高くても余裕をもって集中する環境を作りにいくのも良い手段です。

ここで大事なのは「集中するのは１つ」「同時進行を避けること」です。

同時進行出来る人は「仕事ができる」と思いがちですが

作業は基本的には、一気にやるほうが思考回数が少なくなるので、

スピードも上がり、ケアレスミスも減ります。

集中する作業を一つに絞りましょう。

依頼されたらすぐ動く

次々増える仕事の処理はすぐに行うことが大切です。

仕事が増えたらすぐに「どのくらい時間がかかる」かを判断し、

メールや伝達事項はメモなども駆使して

すぐに相手のところに回してしまいましょう。

時間のかかる作業は終了予定時間を定めて、

次に来る仕事に対して「優先順位」の判断材料を作っておきましょう。

自分のもとにタスクが現れた場合はすぐ優先順位をつける。
仕事を溜めないとは「完全に処理する」以外にも「相手に渡す」ことも有効です。

やらないことを明確にする

本来あなたがやるべき仕事は、

「重要度や緊急性が高い仕事」

「あなたにしかできない仕事」です。

どの仕事にも重要な意味はあるかもしれません。

しかし、本来やるべき作業のクオリティを下げない為にも

「やらないことを明確にする」ことがとても重要です。

「いつも時間に追われている」というのであれば、

今現在の仕事に一部でも他者に振れる仕事がないか、

惰性で行っている無駄な作業はないか考えてみましょう。

最初から完璧を目指さない

「仕事は完璧に行いたい」「ミスの無い様に慎重に行動しよう」

こういった考えはとても素晴らしいのですが、

この場合の注意事項として

「時間配分を理解出来ているのか」ということです。

目の前の完璧を求め過ぎると突発的や長期的な作業に対応出来なくなります。

完璧主義な方もまずはベースとなる部分までをすぐに作ってしまいましょう。

そこから納期までの計画を再考したり、フィードバックを貰ったりして

細部を詰めていき、完璧を目指すのです。

ベースが出来ていることで顧客への全体像の説明にも使えますし、

一通り確認も出来ているので最後の最後でありえない状況になることもないのです。

「ひとつずつ完璧にしていくのではなく、大まかな全体像を先に全て決める」

「全体の計画が決まって効率的に動けているか」

危険な時に分割しやすいのもメリットです。

最初から完璧を考えず、まず全体を把握しましょう。

パターンを決める

仕事の流れが決まっているというだけで明らかに仕事のスピードが変わります。

行動するうえで一番億劫なことは、流れを1から考えることです。

最初にテンプレートを作ってしまいましょう。

何をするかによって項目は変わりますが

大まかな流れを整理しておくことで、スタートが全然変わります。

これはクリエイティブな作業でも当てはまります。

結局考えることは似てきますので、

面倒ですが一度考えをまとめてみて

「あなたなりのマニュアル」を最初に完成させましょう。