皆さんは今の職場で「相談」が遠慮なく出来ているでしょうか？
「忙しそうで声をかけづらい」「ストレスだけ増えて何も解決しなさそう」
いろんな理由で気を使って出来ていないことはないでしょうか？
そのような状態ではコミュニケーション不足で更に悪循環に陥ってしまいます。
今回の内容では「相談」が出来ない環境が生む弊害を含め、
その対応策を場面ごとにお伝えしたいと思います。
- なぜ相談出来ないのか
- 相談できないことが生む弊害
- 事例ごとに解決していく
- 相談する際に重要なポイント
なぜ相談出来ないのか
相談できない人の考えとしては
- 「忙しそうで迷惑をかけたくない」
→気を遣ってしまう、実際忙しい - 「言える雰囲気ではない」
→関係性が悪い、静かすぎる環境で言いづらい - 「言っても無駄、余計なストレスを受けたくない」
→コミュニケーション不足、感情的な壁がある、相手がまともではない
このような意図があり、なかなか相談に踏み切れないこともあるでしょう。
そもそも相談は、
自分では解決が難しいことや失敗が重大な損失に繋がったりすることについてが主かと思います。
そんな事案に関して相談がしづらいというのは組織としてどうなのか、というところですね。
しかしいざとなると「なんで相談してくれなかったんだ」と言われます。
こういった状態は早急に解決しないといつまでも同じことが起きてしまいます。
相談できないことが生む弊害
- 情報の共有が断片的なまま物事が進んでしまい、大事になった
- 任せていた仕事が蓋をあければとんでもないことに
- 指示した内容の認識が意図したものとはかけ離れていた
↓その結果、修正に膨大な時間がかかる↓
- 「相談できなかったからこうなった」と部下が思い込み、信頼を失う
- 業務効率が下がり、コミュニケーションを取る時間がさらに無くなる
- 職場に悪循環が構築される
一人で抱え込むと組織としても良くありません。
全体の利益に繋がりますのでどうにかしてチームで対応していければいいのですが。
事例ごとに解決していく
ではどのように現状を変えていくのか。
思いつくのは「会社・上司が意識を変える」ことですが
相談すらしづらい現状でこれを期待するのは無理があります。
人を変えるのは自分を変えるより桁違いに難しいものです。
まずは自分自身に変化を起こしていきましょう。
「相手に気を遣って相談できない」
これはまだ初期段階ですので解決の余地があるはずです。
確かに忙しい時には相談するべきではないと思いますので、タイミングを考えましょう。
ずっと忙しい場合は事前に時間をとってもらうしかありません。
「気を遣う」ということはフランクに会話ができる相手ではないということでしょうか？
あなたは相手のことをどのくらい知っていますか？
攻撃的な人なのでしょうか？誰とも会話の無い人なのでしょうか？
ただの上司程度であれば臆することはありません。
「困っています、助けて下さい」「この事案で悩んでいます」
これが言えるかだけの話です。
気を遣うと言って「相手とのコミュニケーション」を避けていませんか？
気難しそうでも、シャイなだけかもしれません。
所詮は相手も人間です、控えめ過ぎても余計に嫌われることもあります。
失敗してもどうせしんどいのは同じです。
まずは話しかける勇気を持ち、相手を知りましょう。
「言える雰囲気ではない、相手にされない」
この場合は攻撃的な人格か、仕事に忙殺されているパターンが多いですね。
相手がこちらと向き合わない場合は
「接点を極力短くする」しかありません。
伝える時は要点をこれでもかというくらいまとめておきましょう。
そして、「この部分が不明確です、この認識でよろしいでしょうか？」「この案件では以前はどうされていましたか？ではその可能性を考慮して進めます。」というように
こちらが知りたい事に最短でアクセス・返答できるフレーズを選びましょう。
とにかく接触を最短にすることを意識してください。
「相手に親身に聞いてもらおう」「自分に向き合ってほしい」などは考えないように。
伝達内容がまとまっていないのに話しかけたり、その場の思い付きで相手の時間を奪ってはいけません。
そういった人間の嫌いなことは「自分のペースを乱されること」です。
どうしてもまとまった時間が必要な場合は事前に許可を得ましょう。
「言っても無駄、余計なストレスを受けたくない」
一度はチャレンジしましたか？何が問題だったのでしょうか？
まずは問題点と根本原因を具体的にしましょう。
あと、このパターンは申し出側にも問題がある場合が多いです。
あなたの発言に落ち度はないか、具体案も同時に提供しているか。
責任放棄な発言内容になっていないか、確認しましょう。
どう考えても自分の発言に自信があるのであれば、
別の責任者やチームメンバーも巻き込みましょう。
立場が違うのであれば、数をそろえるか別の力で挑むしかありません。
あなたの意見に対しての客観性も確認できます。
目上の相手であれば進言するとはそういうことです、ストレスは回避できません。
チャレンジしなければ相手か自分が辞めるまで現状維持です。
同僚であれば、別の角度からの相談相手を探す方がいいかもしれません。
どうしてもその人の協力がいるなら、責任者と部署内の多数を味方につけておいて
第三者を含めてコミュニケーションをとることをお勧めします。
相談する際に重要なポイントを知っておく
- 最低限の時間しかもらえない
- 要点はまとめ、聞きたいことだけでなく、質問されても困らない状態で臨む
- あなたはどうしたいのかを含め、複数案用意しておく
- 相手のアドバイスに意見しない
- 相談相手は全知全能ではない
- 相談相手は幅広く
- 結果は報告する
あなたが貰えるわずかな時間で要点を伝えきるには事前準備が必須です。
【①何について②現状③これからどうすればいいか、計画案。】
相手が話し出したらいったんすべて受け入れましょう。
あとはあなたが取捨選択すればいいです。
よくある間違いは「答えを全て教えて貰おうとすること」です。
責任感が感じられない問いに対しての回答は誰しもしたくないものです。
「あの人からこうしろと指示を受けた」と言われかねません。
相談相手も間違える可能性は大いにあります。
下調べもせず、相手のアドバイスに無責任な意見を返したりするのは失礼です。
相手の意見はあくまで候補として受け取り
「ありがとうございます！参考にさせていただきます。」に留めておきましょう。
その後「結果まで報告」が出来ると今後もまた助言してあげようと思ってもらえるかもしれません。
相手の意見を取り入れなかった場合でも参考にしたと強調すれば問題ないです。
相手にとっては他人事であり、課題はあくまであなたのものです。
いろんな人に相談を持ち掛けるのも有効です。
その際も相手に負担をかけないように心掛けましょう。
くろまめ仕事が出来る人ほど報連相がしっかりしています。
情報の共有によってミスを防げること、気づけることにより大きな事故を防いでいます。
報告に関しても簡潔に済ませて、後の確認を怠っていません。
あなたの周りにも
「あの件どうなった」といつも言われている人はいませんか？
あなたは先手で報告出来ていますか？
毎日忙しいかと思いますが、
癖づけていけるように頑張りましょう！